No pasar por alto la nube: una herramienta estratégica para los CFO

La función del director financiero se encuentra en un proceso de evolución rápida y dramática. Una investigación halló que menos del 10 % de los negocios en los Estados Unidos tenían un director financiero antes de la primera mitad de la década de 1970. Hoy, el ámbito del director financiero trasciende la contabilidad y las finanzas. Muchas empresas han asignado la responsabilidad de la contabilidad a un director de contabilidad o a uno de los servidores de confianza del director financiero, el contralor.

Los directores financieros ocupan una posición única al interior de la empresa, profundamente relacionada con la estrategia, las operaciones y el rendimiento, alineada con el director ejecutivo. De hecho, un estudio reciente calcula que el 30 % de los directores financieros también ostentan el cargo de director de operaciones. Esto tiene sentido pues los directores financieros modernos ocupan una posición única al interior de la empresa. El director financiero está interconectado con todas las partes del negocio y con frecuencia la junta lo percibe como un árbitro neutral en los altos cargos directivos. A menudo, el director financiero también es “el director de las métricas”.

Todo esto implica que el director financiero ahora es responsable de buscar nuevas fuentes de valor, así como de defender a la organización de los disruptores digitales y liderar una transformación en toda la compañía. El director financiero ya no es simplemente el guardián de la preservación de valor, sino que ahora es el socio del director ejecutivo para la creación de valor. Este enfoque estratégico es igual o más importante que la administración de costes. Para afrontar este desafío amplio, muchos directores financieros encuentran en la nube una herramienta para respaldar la estrategia. De hecho, la adopción de la nube por parte de los directores financieros cobra ímpetu. El 48 % de aproximadamente 3000 líderes financieros encuestados afirman que perciben a la nube como una herramienta crítica para el rendimiento de la organización.

La nube debe proporcionar un ahorro significativo de costes, mayor resistencia y seguridad mejorada. No intentaré convencer al lector sobe cualquiera de esos hechos aquí, puesto que ese no es el propósito de esta publicación en el blog. Un aspecto común en mis conversaciones con directores financieros es que el ahorre de costes, la mayor resistencia y la seguridad mejorada proporcionados por la nube son lo mínimo que se puede pretender. ¿Qué director financiero adoptaría la nube de no ser así?

Sin embargo, en caso de cualquier duda, cuento con varios colegas talentosos que se especializan en estas áreas y están disponibles para ayudarle a que tenga certeza sobre estos hechos. Puede encontrarlos en el centro de ahorro de la nube.

En Amazon, clasificamos las decisiones en decisiones de camino sin retorno y decisiones de camino con retorno. Las decisiones de camino sin retorno son aquellas que no se pueden reversar fácilmente, mientras que las decisiones de camino con retorno se pueden reversas fácilmente a un coste bajo o gratis. La importancia de esto es que las decisiones de camino con retorno no requieren el mismo nivel de análisis, por lo que se pueden impulsar de forma segura en la organización. Este es uno de los atributos que hacen que Amazon sea ágil.

Invertir en la nube de AWS es una decisión de camino con retorno. Las soluciones de la nube de AWS se pueden activar, probar, experimentar y, si se desea, desactivar en cualquier momento. No existen costes de inicio grandes, no hay tarifas de uso mínimo ni cargos de salida. Además, con la nube de AWS, no tiene que lidiar con activos en desuso. Es un paradigma muy diferente con respecto al control de las inversiones en soluciones de TI en las instalaciones.

Las implicaciones de esto se hacen evidentes al hacer una comparación con el proceso típico que las empresas atraviesan para ejecutar proyectos nuevos. El presupuesto de capital es limitado, los proyectos se distribuyen forzadamente en función de la rentabilidad de la inversión o alguna otra medición y solo se aprueba un número limitado de proyectos al año. Con la nube de AWS, la misma cantidad de capital limitado puede financiar muchos más proyectos. Además, puesto que los proyectos se pueden poner en marcha y detener muy rápidamente, se logra experimentar de una forma a la que a menudo nos referimos como “errar rápido”. Nos referimos a que realizamos muchos experimentos, terminamos aquellos que fracasan y nos enfocamos en los que tienen éxito. En lugar de “errar rápido”, prefiero referirme a este enfoque como: experimentación rápida con la posibilidad de errar a un coste bajo. La puesta en práctica del enfoque de “errar rápido” es un componente fundamental de la forma en que Amazon logra la agilidad empresarial. La viabilidad y la rentabilidad de las ideas nuevas se puede determinar rápido con pocos riesgos, así como pequeñas consecuencias en caso de errar.

Un concepto que se relaciona estrechamente con el concepto de los caminos con retorno es el de tomar decisiones de inversión con base en los siguientes pasos. En el entorno de TI tradicional, las decisiones de inversión se toman una sola vez, cuando se invierte el capital. Estas decisiones se basan en el coste total de un proyecto y la rentabilidad de la inversión esperada. Este enfoque conlleva riesgos significativos. ¿Qué pasa si las estimaciones de gastos u otras proyecciones no son precisas? ¿Qué pasa si se agota el presupuesto del proyecto? Usualmente, transcurre bastante tiempo desde que se aprueba el proyecto hasta que se identifica el valor cuando el proyecto (sistema de TI, paquete de software, etc) pasa a la fase de producción. Además, estos esquemas de inversión en cascada son mucho menos tolerantes ante cualquier necesidad de cambio. Por último, existe un coste de oportunidad derivado de potencialmente financiar el proyecto equivocado.

Es aquí donde adquiere relevancia el concepto ágil del producto mínimo viable. En lugar de intentar calcular el valor y el coste de todo el proyecto, el proyecto se divide en etapas graduales. Al final de cada etapa, el proyecto debe entregar valor. Si el proyecto no logra entregar el valor esperado, se puede tomar la decisión de terminarlo. Como alternativa, se pueden calcular el coste y el valor de la característica que se tiene previsto agregar en la siguiente etapa gradual y decidir si es una buena inversión, dado el valor que ya se ha entregado.

Las empresas se han visto sometidas a mayores presiones para enfrentar los disruptores digitales. La demanda por la agilidad empresarial es cada vez más alta tras la pandemia de la COVID-19. La capacidad de una empresa de administrar el cambio y promover la agilidad empresarial depende de las personas, los procesos y la tecnología. El director financiero cumple una función única en liderar a la empresa para que pase de un estado de cambios con baja frecuencia a un estado de cambios con alta frecuencia. La nube de AWS es una herramienta fundamental para permitir los cambios con alta frecuencia. Las decisiones de inversión se pueden convertir en varios proyectos pequeños y/o cambios de software, en lugar de grandes apuestas. Además, sin activos en desuso, refactorizar el entorno de TI para acomodar los cambios es mucho más simple. Las empresas de alta frecuencia utilizan la informática en la nube como un motor para la entrega frecuente de valor. La nube de AWS se puede concebir como un conjunto de componentes básicos estandarizados que abren la puerta a un número infinito de posibilidades. Del mismo modo, debido a que el entorno de TI no está vinculado a un conjunto específico de hardware, nunca se necesita actualizar la infraestructura. Gracias a esto, se reduce o elimina la deuda técnica que evita que la organización avance.

Según un estudio realizado en el 2020 por la IDC, aproximadamente el 80 % del presupuesto de TI de la empresa media se dedica a “mantener todo en funcionamiento”, mientras que aproximadamente el 20 % se dedica a las nuevas tecnologías. Los clientes de AWS con quienes hablo cuentan que una vez que centran todos sus esfuerzos en la nube, tienen la capacidad de modificar esa relación. El cliente promedio gasta aproximadamente el 20 % del presupuesto de TI en mantener todo en funcionamiento, lo que les permite invertir en la transformación el porcentaje restante, o ahorrarlo. Esto se debe a varios motivos. En primer lugar, no todo el capital de dinero invertido se convierte en gastos operativos en la transición a la nube de AWS. De hecho, en mi experiencia, los clientes habitualmente gastan sesenta centavos por cada dolar que solía ser capital. En segundo lugar, porque del valor empresarial derivado de la nube de AWS (ahorro de costes, productividad del personal, resistencia operativa y agilidad empresarial), hay compensaciones significativas de gastos operativos. Los precios de la nube de AWS incluyen varias categorías de costes que los clientes ya no tendrán que gestionar por separado, como los costes de mantenimiento de software y hardware, el espacio físico, las licencias del sistema operativo, la refrigeración y el suministro de energía eléctrica. Todo esto se traduce en más dinero para los proyectos de crecimiento, la experimentación y la transformación, entre otros, sin tener necesariamente un impacto negativo en los indicadores clave de rendimiento financiero.

En las empresas grandes, los cargos de TI usualmente se mantienen centralizados en un centro de costes, o se administran mediante un esquema de asignación/recargo. La mayoría de asignaciones son solo una aproximación basada en los factores de costo que a menudo no refleja la realidad de forma precisa. Las modificaciones a las cuotas estándar de asignación con frecuencia producen discusiones agitadas sobre el presupuesto con unidades del negocio que sienten que no tienen control sobre los costes y el uso. Organizaciones paralelas de TI con frecuencia hacen que determinar los costes reales de los servicios de TI sea más complejo.

La nube de AWS es diferente. Mediante varios mecanismos (por ejemplo, una estrategia de creación de cuentas, etiquetado de costes, facturación por segundo, entre otros) es posible lograr la atribución de costes en el nivel de la aplicación sin casi ninguna asignación. Además, estos mecanismos permiten varias permutaciones de atribuciones de costes en cualquier número de dimensiones. Imagínese tener la capacidad de realizar un estado de resultados por aplicación o por flujo de ingresos digital. Además, gracias a varias herramientas de AWS y/o de terceros, la mayoría de los aspectos de la gobernanza, la generación de informes, la planificación y la previsión de costes de TI se puede automatizar fácilmente.

Con componentes básicos estandarizados y una atribución de costes en el nivel de la aplicación, la nube de AWS permite modificar la forma en que la empresa opera. En la nube de AWS, la infraestructura se divide en componentes básicos y, por lo tanto, los ingenieros de software, los científicos de datos, entre otros, se pueden incorporar al interior de cada unidad de negocio u organización funcional. Los proyectos ya no necesitan aprobación de capital, de modo que la autoridad de los proyectos se puede trasladar al propietario del estado de resultados. Cada propietario del estado de resultados individual tiene la capacidad de decidir qué proyectos y/o experimentos desea ejecutar, en función de sus propias prioridades. Por ejemplo, en AWS, Finanzas tiene los conjuntos de herramientas técnicas que el personal de finanzas necesita (ingenieros de desarrollo de software, científicos de datos, etc.). Estas personas son financiadas por el presupuesto del director financiero y el director financiero decide dónde asignar estos recursos y/o qué proyectos aprobar. Sin embargo, estos recursos no son ilimitados y todavía debemos adoptar principios eficientes y nuestro principio de liderazgo de austeridad.

La nube de AWS también tiene bastante que ofrecer a la función financiera misma en aras de la transformación. Comprendemos que con frecuencia los directores financieros se ven presionados a hacer más con menos, y a menudo Finanzas lidera la empresa a través del ejemplo con la transformación digital. Además, los directores financieros buscan mayor cercanía con las unidades de negocio a través de análisis de proyecciones futuras en función de indicadores de primer orden. La nube de AWS puede ayudar a los directores financieros a lograr la transformación de varias maneras significativas.

En primer lugar, la nube de AWS ayuda a los directores financieros a romper los silos de datos. Los directores financieros se pueden convertir en administradores de los datos (no en retenedores de los datos). Debido al cargo que ostenta el director financiero en la empresa, está en una posición única para garantizar la procedencia de los datos. Los lagos de datos proporcionan una forma rentable, eficiente y rápida de combinar todos los orígenes de datos de toda la empresa.

En segundo lugar, la nube de AWS facilita en gran medida la monetización de los datos con capacidades prediseñadas de análisis, IA y aprendizaje automático, entre otras, lo que permite acceder a soluciones de datos menos costosas que se pueden poner en marcha rápidamente con muy poca antelación. Además, las soluciones de análisis prediseñadas que complementan fácilmente los lagos de datos permiten la democratización de los datos, los paneles automatizados y los paquetes de generación de informes.

Por último, la nube de AWS mejora el perfil de riesgo general de varias maneras. Es posible incorporar la separación de tareas en los flujos de trabajo, y atarlos a comprobaciones de conformidad automatizadas. Cada acción realizada por cada usuario se rastrea dentro la nube de AWS, lo que mejora el control de acceso y la capacidad de realizar auditorías de los bienes de TI. También es posible reducir el error humano al incorporar controles automatizados a los procesos integrales. El análisis predictivo se puede utilizar para identificar y marcar transacciones de mayor riesgo, a la vez que las soluciones de IA y aprendizaje automático pueden automatizar la detección de fraudes.

Este no es un informe exhaustivo, sino el comienzo de una conversación acerca de las posibilidades en torno a la transformación financiera.

La nube de AWS es una herramienta poderosa para ayudar a los directores financieros a fortalecer la transformación. Los directores financieros también tienen una oportunidad para liderar la transformación al transformar la función financiera primero. A pesar de que la nube de AWS le ahorrará dinero, esto no es simplemente una estrategia para reducir los costes de TI. Utilizar todo el potencial de la nube de AWS permite que TI pase de ser un centro de costes a un socio estratégico de las unidades de negocio. La nube de AWS es útil para aumentar la agilidad empresarial y preparar a la empresa para el futuro caracterizado por disrupciones digitales. Además, la nube de AWS ofrece varias formas para reducir los riesgos: riesgos de activos en desuso, riesgos de proyectos y riesgos de controles internos y conformidad.